Moet je alles kunnen zeggen?
In een organisatie waar voldoende vertrouwen is, zijn mensen ook bereid mee te gaan in een open feedbackcultuur, waar fouten maken kan en mag. Wanneer er een laag vertrouwen is tussen een leidinggevende en een van zijn medewerkers, dan heeft die medewerker, die een fout heeft gemaakt, er alle belang bij die fout weg te moffelen. Wanneer er geen vertrouwen is, zijn mensen niet bereid ook moeilijkere gesprekken te voeren. Bij een gebrek aan vertrouwen durven we veel minder ons kwetsbaar op te stellen uit schrik dat een negatieve boodschap de druppel zou kunnen zijn die een einde maakt aan de (werk)relatie.
Medewerkers die schrik hebben voor de toekomst of geen vertrouwen hebben in de organisatie, zijn niet geneigd feedback te geven omdat ze er niet van overtuigd zijn dat dit hen vooruit kan helpen.
Bij het bouwen aan een feedbackcultuur moet je je medewerkers ervan overtuigen dat het constructief aangaan van een conflict een meerwaarde biedt aan het team. Zolang je dat inzicht niet kunt overbrengen, zullen mensen niet bereid zijn feedback te geven.
4G- Techniek: feedback geven
gedrag > gevolg > gevoel > gewenst
Deze techniek is ontwikkeld om feedback op een goede manier te geven.
- Beschrijf het geobserveerde “gedrag”.
- Meld wat dit met je doet = “gevoel”.
- Welk “gevolg” geef jij hieraan in je hoofd?
- Wat is “gewenst” voor je?
Voorbeeld 1: Ik vind je respectloos, want je komt nooit op tijd (FOUT)
Volgens 4G: Dit is de derde keer dat je te laat bent voor de meeting, ik vind dit jammer, want dat komt bij mij respectloos over. Ik verwacht dat je in het vervolg op tijd bent.
Voorbeeld 2: Ik vind je niet professioneel genoeg aan de telefoon. (FOUT)
Volgens 4G: Ik hoor je “…” zeggen, ik schrik daarvan want het klinkt voor mij niet professioneel. Ben je je hiervan bewust?
4V techniek: feedback krijgen
Feedback geven betekent ook dat je feedback zal ontvangen. En daar zijn de 4 V’s belangrijk:
- Verdraag of incasseer met empathie.
- Vraag door.
- Vat samen.
- Vind een oplossing.
Voorbeeld: Ik vind je te direct!
Oei? Bedankt alvast voor je eerlijkheid. Hoe bedoel je? … Je vindt me te direct omwille van… Wat kunnen we hieraan doen?
Feedback krijgen of ontvangen heeft alles te maken met objectief krijgen wat subjectief is. In staat zijn perceptie en interpretaties te begrijpen en daaruit leren. Met andere woorden: inzicht krijgen!
Merk op dat individueel feedback geven altijd wat moeilijker is. Je kan daarom bij de uitbouw van een feedbackcultuur starten met de evaluatie van projecten of het evalueren van producten of diensten binnen bestaande teams. Daarna kan overgegaan worden op individuele feedback. Je zal merken dat die cultuur heel snel groeit.
Zeker in Vlaanderen, waar we toch minder recht-voor-de-raap zijn, is feedback geven niet zo vanzelfsprekend.
Ik ben ervan overtuigd dat je alles moet kunnen zeggen, ook in een bedrijfsomgeving en in een team waar je mee samenwerkt. Hou daarbij wel rekening houden met de manier waarop je het vertelt, met het tijdstip en met wie allemaal aanwezig is. Als je rekening houdt met die drie elementen, kan je volgens mij alles zeggen.
Het niet benoemen van zaken die belangrijk zijn in je teamverband of dienstverlening is vele malen erger dan een moeilijk of ongemakkelijk gesprek voeren met een medewerker.
In Vlaanderen hebben we echter de neiging om onaangename boodschappen op een homeopathische manier te zeggen, of gewoon te verzwijgen, met alle frustraties en onbegrip van dien.
Behalve de manier waarop je iets zegt, moet je ook rekening houden met je doelgroep. Wie is je doelpubliek en wat hebben zij nodig om je communicatie begrijpelijk te maken?
Tip.
Wil je er zeker van zijn dat je medewerkers je boodschap of communicatie begrepen hebben zoals jij ze bedoelde? Vraag hun om je communicatie in hun eigen woorden samen te vatten zodat je zeker weet dat de essentie correct overgekomen is.