Projecten inzetten als verandertool

Mensen aanzetten tot veranderen is de sleutel tot succes.
Hoe zorg je dat mensen ook effectief initiatief nemen om mee te bouwen aan de toekomst?
Het opzetten van projecten en daarbij zorgen voor een projectteam, budget en tijd zijn factoren die daarin kunnen helpen. Bovendien wakkeren projecten de creativiteit van de teamgenoten aan.

Hoe begin je daarmee?

Elk project kent in principe vier fases. Door projecten op te delen in verschillende fases is het enerzijds makkelijker een overzicht te behouden over de verschillende projecten, anderzijds zorgt het er ook voor dat projecten niet zomaar ‘speeltijd’ zijn. Ze krijgen er een zekere sérieux door.
Als je mensen wilt betrekken in je veranderings- of groeiverhaal, dan moet je
bereid zijn je medewerkers ‘leider’ te maken van die projecten.

Fase 1 – ontwerp en definitie (research)
In deze fase wordt de haalbaarheid afgetoetst. Het project wordt beschreven en in kaart
gebracht op 1 A4. Je biedt een antwoord op de volgende vragen: wat houdt het project in en welke waarde levert het op (hoger doel)? Wat zijn de gewenste resultaten? Wat is de haalbaarheid van dit project (tijd/budget, mensen…)? Wie hebben we nodig?
Op basis van deze fase kan het project nog on hold/stopgezet worden als de prioriteit laag is, de haalbaarheid gering of nihil is of als het project weinig bijdraagt tot je missie.

Fase 2 – stappenplan (plan van aanpak)
Dit is de coördinatiefase. Je organiseert en coördineert alles wat er moet gebeuren om het gewenste resultaat te bereiken: subdoelen, kosten, omvang, team … Je stelt een projectteam en -verantwoordelijke aan en bepaalt welke experts of derden eventueel betrokken moeten worden. Ook de mijlpalen, deadlines en de manier van evalueren worden bepaald
Samengevat: je formuleert een antwoord op de vragen Wie, Wat, Waar, Wanneer en Hoe? De hele coördinatie van het project kan je gerust laten uitvoeren door een medewerker. Het enige wat jij hoeft te doen, is een concrete meeting vastleggen waar je dit wil bespreken.

Fase 3 – de uitvoerende fase
Dit is je ‘project in actie’: in deze fase worden alle activiteiten ondernomen om het gewenste projectresultaat te realiseren. Deze fase start idealiter met een kick-offmeeting waar ALLE partijen aanwezig zijn, zodat iedereen mee is van bij de aanvang. Verder zijn er tussentijds overlegmomenten voorzien om een stand van zaken op te maken. Zo kan je bijvoorbeeld beslissen om als projecteigenaar wekelijks, twee keer per maand of maandelijks samen te zitten met het projectteam, dat nooit uit meer dan acht mensen bestaat (zie ook verder). In deze fase worden de timing en het budget continu opgevolgd. Door het op te splitsen in mijlpalen, biedt het je de mogelijkheid om nog aanpassingen te doen gedurende het project.
Zo maak je het “agile”.

Fase 4 – nazorg en evaluatie
In deze vierde fase wordt het project geïmplementeerd en/of schaalbaar gemaakt.
Daarnaast is evaluatie van een project zeer belangrijk, terwijl ze heel vaak overgeslagen
wordt. Nochtans is dit het leermoment bij uitstek om toekomstige projecten beter aan te
pakken. Deze evaluatie is onontbeerlijk om na te gaan hoe het project en de samenwerking verliepen én wat de resultaten zijn. Werd het vooropgestelde resultaat behaald, overtroffen of net niet? En hoe komt dat? De criteria die je hanteert om te evalueren heb je al vastgelegd in de coördinatiefase (fase 2: stappenplan).
Met nazorg bedoel ik alles wat moet gebeuren om het project te implementeren, schaalbaar te maken en binnen de organisatie over te dragen.
Pilootprojecten die opgestart zijn binnen 1 team, worden na succes geïmplementeerd bij alle teams. Werken met pilootprojecten zorgt ervoor dat je alle onvoorziene omstandigheden al ervaren hebt, waardoor je het project makkelijker kan toepassen in het volledige bedrijf.